Siklus Mutu

Di dalam Pasal 52 ayat (2) UU Dikti disebutkan bahwa penjaminan mutu dilakukan melalui 5 (lima) langkah utama yang disingkat PPEPP, yaitu Penetapan Pelaksanaan, Evaluasi (pelaksanaan), Pengendalian (pelaksanaan), dan Peningkatan Standar Dikti.

Penetapan (Penentuan Standar Mutu)
Tahap pertama dari siklus pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internala Universitas Muhammadiyah Semarang adalah Penetapan Standar Mutu. Penetapan standar merupakan penetapan semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Muhammadiyah Semarang yang secara utuh membentuk SPMI. Istilah penetapan tidak hanya dimaknai sebagai pengesahan atau pemberlakuan Standar tersebut, tetapi juga dimulai dari tahapan perumusan standar oleh tim, penetapan oleh ketua, sampai pada pengesahan SPMI oleh pimpinan Universitas Muhammadiyah Semarang dalam surat keputusan. Setelah proses tersebut maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan SPMI.

Pelaksanaan
Tahap kedua dari siklus pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Semarang adalah Pelaksanaan Standar Mutu. Esensi tahap pelaksanaan Standar Mutu Universitas Muhammadiyah Semarang adalah menjalankan setiap standar yang telah dinyatakan secara tertulis dalam SPMI sehingga standar tersebut dapat dipenuhi. Pihak yang melaksanakan standar adalah subjek yang tercantum di dalam pernyataan Standar tersebut, yakni rektor dan wakil rektor, dekan dan wakil dekan, direktur PPS, ketua lembaga, ketua program studi, kepala biro, kepala bagian, kepala pusat, kepala unit, dosen, tenaga kependidikan, atau bahkan mahasiswa.

Evaluasi (Pemantauan & Evaluasi / Monev)
Tahap ketiga dari siklus pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Semarang adalah Evaluasi Pelaksanaan Standar. Esensi tahap evaluasi pelaksanaan standar dari siklus SPMI Universitas Muhammadiyah Semarang dalah melakukan evaluasi, asesmen, atau penilaian terhadap proses, keluaran (output), dan hasil (outcomes) dari pelaksanaan setiap standar Dikti dalam SPMI. Dalam evaluasi pelaksanaan Standar Mutu Universitas Muhammadiyah Semarang yang merupakan inti adalah mencari informasi tentang jalannya pelaksanaan SN-DIKTI serta luaran dan dampaknya. Apabila ketiga aspek ini dinilai telah berjalan sebagaimana seharusnya dengan membandingkan pada aspek yang tercantum di dalam standar, berarti tidak terdapat penyimpangan, kesalahan, atau hal buruk sejenis yang harus dikoreksi.

Evaluasi Standar Mutu Universitas Muhammadiyah Semarang dilakukan dalam bentuk Audit Mutu Internal dan Audit Mutu Eksternal. Audit Mutu internal mencakup dua kegiatan, yakni Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) dan Audit Mutu Non Akademik Internal (AMNAI). Audit Mutu Eksternal dilaksanakan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi atau BAN-PT, LAM, dan Lembaga akreditasi internasional yang kredibel. Kegiatan ini lebih dikenal dengan nama akreditasi, baik akreditasi institusi maupun akreditasi program studi. Evaluasi Pelaksanaan Standar harus didokumentasikan. Hal ini berarti pihak yang melakukan evaluasi atau pemantauan harus menghasilkan dokumen evaluasi diri, dokumen audit internal, dan dokumen hasil akreditasi.

Pengendalian (Rapat Tinjauan Manajemen)
Tahap keempat dari siklus pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Semarang adalah Pengendalian Pelaksanaan Standar. Esensi tahap pengendalian pelaksanaan standar dari siklus Universitas Muhammadiyah Semarang adalah tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi. Hal ini berarti tindak lanjut tersebut dapat dilakukan terhadap hasil evaluasi diri, audit internal, maupun atas hasil akreditasi. Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai dengan yang direncanakan sehingga dipastikan akan terpenuhi, langkah pengendaliannya berupa upaya agar tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Peningkatan (Tindak Lanjut)
Tahap kelima dari siklus pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Semarang adalah peningkatan standar. Esensi tahap peningkatan standar dari siklus SPMI Universitas Muhammadiyah Semarang adalah kegiatan meningkatkan atau meninggikan isi atau luas lingkup standar Dikti dalam SPMI. Kegiatan ini sering disebut kaizen atau continuous quality improvement dan dapat dilakukan apabila masing-masing standar Dikti telah melalui keempat tahap dalam siklus SPMI. Artinya, isi suatu standar Dikti tidak mungkin ditingkatkan jika standar Dikti itu tidak melalui tahap evaluasi pelaksanaan standar Dikti terlebih dahulu, meskipun perguruan tinggi telah melaksanakan standar Dikti. Sebaliknya, jika tidak ditingkatkan, mutu perguruan tinggi tersebut tidak meningkat atau statis, padahal isi standar Dikti tersebut masih dapat ditingkatkan.